Sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word ~ Hiện Tại và Quá Khứ

Tính năng Track Changes cho phép bạn và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa một tài liệu trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng.

Bài viết này chúng tôi dùng Microsoft Word 2007, cách thực hiện cũng tương tự cho Microsoft Word 2003, 2010.

Kích hoạt Track Changes

Trong Microsoft Word, bạn vào thẻ Review, chọn Track Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản.

Xem và ẩn Track Changes

Track Changes luôn hiển thị các ghi nhận "đầy màu sắc" trên văn bản, vì vậy nếu cảm thấy hoa mắt bạn có thể ẩn những hiển thị "rườm rà" này. Bạn vào thẻ Review, ngay bên dưới thẻ Review là ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final”. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọn Original.

Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes

Vào thẻ Review, chọn Track Changes, Change Tracking Options. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản.

Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản

Trước khi gửi văn bản đi, bạn nên hoàn tất các thay đổi mà bạn đã thực hiện. Nhấn vào thẻ Review, chọnAccept. Bạn chọn Accept and Move to Next để hoàn tất từng chỉnh sửa hay Accept All Changes in Documenthoàn tất tất cả các thay đổi trên tài liệu. Nếu muốn quay lại các thay đổi trước đó, bạn nhấn chọn nút Reject códấu x màu đỏ bên cạnh nút Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All Changes in Document.

Xem các ghi nhận thay đổi

Vào thẻ Review, chọn Reviewing Pane. Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane. Tại đây bạn có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi. Bạn có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay phía dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọn Reviewing Pane Veritcal hay Reviewing Pane Horizontal.

Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh. Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, bạn có thể thay đổi bằng cách chọn Track Changes, chọn Change User Name.

Cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Popular, và thay đổi thông tin tại ô User name.

Cảnh báo tránh lưu các ghi nhận Track Changes trên tài liệu

Đôi lần vì quên thực hiện việc hoàn tất các thay đổi mà tài liệu bạn gửi đến đối tác, khách hàng kèm theo cả các ghi nhận thay đổi. Để tránh quên thực hiện việc hoàn tất các ghi nhận thay đổi Track Changes trên tài liệu, bạn vào Track Changes, Change User Name, cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Trust Center, Trust Center Settings, chọn mục Privacy Options, nhấn chọn ô Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments. Từ giờ, khi bạn in hay lưu tài liệu vẫn còn ghi nhận Track Changes, Microsoft Word sẽ cảnh báo bạn.

Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng nhân viên

Khi có nhiều nhân viên (trên các máy tính khác nhau) cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi nhân viên, tài liệu sẽ hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word cho phép bạn tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng nhân viên, vào thẻ Review, Show Markup, Reviewers, chọn nhân viên.

Kích hoạt tự động Track Changes

Track Changes không kích hoạt mặc định, tuy nhiên, bạn có thể thiết lập tính năng này tự động kích hoạt. Bên cạnh đó, Microsoft Word còn cho phép bạn khóa Track Change, không cho người khác vô hiệu hóa tính năng này. Vào thẻ Review, chọn Restrict Formatting and Editing.

Tại mục số 2 Editing restrictions, chọn Allow only this type of editing in the document, từ trình đơn thả xuống, chọn Tracked changes, sau đó tại mục số 3 Start enforcement nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection